Voorgeschiedenis

Op 26 mei 2020 vond de installatievergadering van de Gecoro plaats voor de legislatuur 2020-2025 met de nieuwe leden. Het eerste agendapunt was het bespreken van het huishoudelijk reglement.

Feiten en context

Het huishoudelijk reglement dat werd goedgekeurd in de gemeenteraad van 17/03/2015 bij de opstart van de eerste Gecoro blijft behouden.

Juridische grond

Er is geen juridische grond.

Advies

Geen adviezen vereist.

Argumentatie

Zoals beschreven bij punt 20 van het huishoudelijk reglement wordt dit ter kennisgeving op de agenda van het college van burgemeester en schepenen geplaatst en ter goedkeuring voorgelegd van de gemeenteraad.

Financiële gevolgen

Artikel 1

De gemeenteraad beslist:

Om het huishoudelijk reglement opgesteld voor de GECORO goed te keuren.

Huishoudelijk reglement van de Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening (GECORO)  Hemiksem:

1: Algemeen

Dit huishoudelijk reglement regelt de inwendige werking van de “Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening” hierna de “GECORO” genoemd.

Het huishoudelijk reglement geeft de regels van de werking van de GECORO weer: manier van agenderen, wijze van uitnodigen, kennisname en inzage van documenten voor de vergadering, notulering, formulering van adviezen, oprichting van interne werkgroepen.

2: Samenstelling

De commissie is samengesteld uit een voorzitter, secretaris, administratief medewerker, effectieve leden en plaatsvervangende leden.

§1 De voorzitter

De voorzitter organiseert de werking van de commissie en van de eventuele werkgroepen. Hij/zij roept de GECORO samen, opent, leidt en sluit de vergadering. Hij/zij leidt de agendapunten in en licht ze toe eventueel bijgestaan door andere leden van de commissie of door derden. Hij/zij legt de stukken voor waarover advies gevraagd wordt, zorgt dat het advies geformuleerd wordt en doet erover beraadslagen en stemmen.

§2 De secretaris

De secretaris staat de voorzitter en de leden bij in de uitoefening

van hun taak. Hij/zij zorgt voor de inhoudelijke voorbereiding van het bureau van de GECORO en licht hierbij de relevante (beleids)documenten toe. Hij/zij bereidt het advies voor en staat in voor de definitieve formulering van het advies. Bij afwezigheid van de secretaris worden zijn/haar taken waargenomen door een administratief medewerker.

§3 De administratief medewerker

Hij/zij zorgt voor de praktische organisatie van de vergaderingen en maakt de notulen op, bezorgt de agenda, de notulen van de vorige vergadering en de nodige informatie aan de leden, legt stukken ter inzage, noteert de aanwezigheden op de vergaderingen en neemt de stemmingen op. Bij afwezigheid van de administratief medewerker worden zijn/haar taken waargenomen door de secretaris.

§4 Effectieve leden en plaatsvervangende leden

Zowel effectieve leden als plaatsvervangende leden kunnen bij de vergaderingen aanwezig zijn. Plaatsvervangende leden kunnen de hele vergadering, inclusief beraadslaging en stemming bijwonen. Indien het effectief lid aanwezig is kan het plaatsvervangend lid wel aan de beraadslaging maar niet aan de stemming deelnemen.

Het lid (effectief en plaatsvervangend) dat aanwezig is tekent bij de aanvang van de vergadering de aanwezigheidslijst. Deze lijst wordt in de notulen opgenomen.

De plaatsvervangende leden krijgen dezelfde informatie als de effectieve leden.

§5: Vertegenwoordigers van politieke fracties

GECORO verzoekt alle politieke fracties in de gemeenteraad een afgevaardigde aan te duiden en zijn/haar naam mee te delen. Deze vertegenwoordiger wordt voor elke vergadering uitgenodigd  en ontvangt dezelfde documenten als de leden van de GECORO. Zij/hij kan aan toelichtingen en de bespreking deelnemen maar mag de stemming en beraadslaging niet bijwonen (lees ook: openbaarheid van vergaderingen).

§6 Aanwezigheid van externe genodigden en deskundigen

A. De GECORO kan de nodige instanties en personen of betrokkenen

uitnodigen voor een toelichting over een onderwerp. Zij kunnen aan de toelichtingen en besprekingen deelnemen maar mogen de stemming en beraadslaging niet bijwonen (lees ook: openbaarheid van vergaderingen).

B. De GECORO kan voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken beslissen een beroep te doen op externe deskundigen na goedkeuring van het college op vraag van de voorzitter en secretaris van de GECORO. De vergoedingen aan de externe deskundigen worden overeengekomen met de gemeente, met in acht neming van de wetgeving inzake de overheidsopdrachten en binnen de perken van de werkingsmiddelen van de commissie.

§7 : Openbaarheid van vergaderingen

A. De vergaderingen van de GECORO zijn niet openbaar.

B. Op vraag van twee derde van de aanwezige leden kan worden beslist dat een vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gehouden.

De wettelijke regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer blijven van toepassing.

C. Is de vergadering openbaar of een gedeelte ervan, dan:

 mogen de politieke fracties aan de toelichting en de bespreking deelnemen en de stemming en beraadslaging bijwonen;

 mogen de externe genodigden en deskundigen aan de toelichting en de bespreking deelnemen en de stemming en beraadslaging bijwonen;

 de andere niet-leden de toelichting en de bespreking bijwonen en ook de stemming en beraadslaging bijwonen.

De politieke fracties kunnen deelnemen aan de bespreking maar mogen de stemming en de beraadslaging NIET bijwonen. Dit verandert wanneer de vergadering (gedeeltelijk) openbaar worden gemaakt: de politieke fracties kunnen de stemming en beraadslaging WEL bijwonen.

3: Doelstelling

§1 De GECORO gebruikt in al haar adviezen als leidraad art. 1.1.4. Vlaamse Commissie Ruimtelijke Ordening (hierna genoemd VCRO). Dit artikel stelt dat de ruimtelijke ordening gericht is op een duurzame ruimtelijke ontwikkeling waarbij de ruimte beheerd wordt ten behoeve van de huidige generatie, zonder dat de behoeften van de toekomstige generaties in het gedrang gebracht worden. Daarbij worden de ruimtelijke behoeften van de verschillende maatschappelijke activiteiten gelijktijdig tegen elkaar afgewogen. Er wordt rekening gehouden met de ruimtelijke draagkracht, de gevolgen voor het leefmilieu en de culturele, economische, esthetische en sociale gevolgen. Op deze manier wordt gestreefd naar ruimtelijke kwaliteit.

§2 De GECORO beoogt via haar adviezen de ondersteuning en voorbereiding van het ruimtelijk beleid met als hoofddoelstelling het optimaliseren van de ruimtelijke ordening op het grondgebied.

§3 De GECORO werkt samen met het bestuur en de diensten in een principieel positief klimaat met behoud van de eigen autonomie.

§4 De GECORO adviseert vanuit een ruimtelijk analytisch standpunt en waakt erover dat de adviezen blijk geven van objectiviteit en geen plaats bieden voor belangenvermenging nog persoonlijke emotionaliteit.

§5 De GECORO adviseert steeds rekening houdende met de bepalingen van de verschillende ruimtelijke structuurplannen en hun uitvoeringsplannen op de drie niveaus (Vlaams gewest, provincie en gemeente). Deze plannen hebben allemaal de meest gewenste ruimtelijke structuur van de gemeente tot doel, ongeacht de bestaande plannen van aanleg. Dit veronderstelt van de individuele leden een goede kennis van die plannen.

§6 Decretaal vergadert de GECORO minstens tweemaal per jaar. Er wordt naar gestreefd om meer vergaderingen op regelmatige basis te voorzien. (Afhankelijk van projecten en adviesrol GECORO)

4: Taken

§1 Advisering van de volgende zaken op gemeentelijk vlak:

 De herziening(en) van het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan Hemiksem.

 De ruimtelijke uitvoeringsplannen in opmaak

 Gemeentelijke stedenbouwkundige verordeningen en reglementen

 Alle ruimtelijke projecten, voorontwerpen en deelstudies die een ruimtelijke impact hebben op het grondgebied van de gemeente en daarbuiten en waarvan de voorzitter van de GECORO in samenspraak met de secretaris oordeelt dat deze dossiers moeten worden voorgelegd aan de GECORO.

§2 Er worden geen adviezen verleend voor bouw en/of verkavelingsdossiers.

5: Het secretariaat - taakstelling

§1 Er wordt een verantwoordelijke aangesteld (administratief medewerker) die instaat voor de coördinatie van het secretariaat.

§2 Volgende opdrachten behoren tot het takenpakket van het secretariaat:

 Versturen van de uitnodigingen

 Opstellen en versturen van de agenda

 Organisatie van de vergaderingen

 Verslagen opmaken

 Aanwezigheden en stemmingen tijdens vergaderingen registreren

§3 Alle briefwisseling welke bestemd is voor de GECORO wordt gericht aan het secretariaat.

§4 Het secretariaat zet de definitieve verslagen van de GECORO op de website van de gemeente.

6: Agenda

§1 De agenda bevat de verschillende punten waarover advies moet worden gegeven of die ter bespreking of toelichting worden voorgelegd. Van de verschillende punten wordt duidelijk de bedoeling geschetst.

§2 De agenda wordt vastgesteld door het secretariaat in nauwe samenspraak met de voorzitter en secretaris.

§3 Datum van de vergadering wordt bepaald door het secretariaat in nauwe samenspraak met de voorzitter en secretaris.

7: Uitnodigingen

§1 Het secretariaat verzendt de uitnodigingen tenminste 14 kalenderdagen vóór de vergadering per e-mail naar de effectieve en de plaatsvervangende leden. De uitnodiging bevat de datum, het uur, de plaats en de agenda van de vergadering.

§2 Gelijktijdig worden de vaste vertegenwoordigers van de politieke fracties in de gemeenteraad uitgenodigd. Deze uitnodiging wordt per e-mail verzonden en bevat de datum, het uur, de plaats en de agendapunten van de vergadering.

8: Raadplegen documenten en dossiers

§1 Advisering veronderstelt dossierkennis. Alle dossiers die voor advisering worden voorgelegd aan de GECORO zullen behoorlijk worden toegelicht in de vergadering. Van de individuele leden wordt verwacht dat zijzelf alle andere nodige stappen zetten om het dossier grondig te kunnen adviseren.

§2 Bij uitnodiging van de leden wordt er  indien nodig verwezen naar de externe server van de desbetreffende GECORO, een link doorgestuurd naar een dropbox of downloadpunt waar alle stukken/dossiers die relevant zijn voor de onderwerpen kunnen geraadpleegd en/of gedownload worden. In geval de stukken openbaar zijn, wordt er verwezen naar de website van de gemeente (www.hemiksem.be) waarop de leden deze kunnen raadplegen.

§3 De agenda, de verslagen van vorige vergaderingen en de beslissingen van het college van burgemeester en schepenen/ gemeenteraad die betrekking hebben op de beraadslagingen van de GECORO worden ook op deze website ter inzage geplaatst.

§4 Het statuut van de GECORO en dit huishoudelijk reglement zijn eveneens raadpleegbaar via de gemeentelijke website.

§4 Indien voor deze dropbox of downloadpunt een applicatie op de gemeentelijke website beschikbaar is waarbij men kan inloggen met een persoonlijk paswoord en login, zal deze aangemaakt worden voor elk lid van de GECORO.

§5 Via de gemeentelijke website worden de leden van de GECORO tevens geïnformeerd a.h.v. linken naar wetgeving en desbetreffende beleidsplannen.

9: Aanwezigheden

§1 Elk lid tekent een aanwezigheidslijst. Aan de overige aanwezigen wordt gevraagd hun naam op de lijst te zetten.

§2 Het effectief lid en zijn/haar plaatsvervangend lid vormen samen als het ware een tandem; ze brengen aan elkaar verslag uit en houden elkaar op de hoogte wanneer één van beiden niet aanwezig kan zijn op een vergadering.

§3 Elk lid dat verhinderd is om een vergadering van de GECORO bij te wonen, deelt dit tijdig mee aan zijn/haar plaatsvervanger en aan het secretariaat (per mail of telefoon). Hierbij wordt tevens meegedeeld of het plaatsvervangend lid aanwezig zal zijn. De namen van de verontschuldigde leden worden in het verslag opgenomen. Om niet als afwezig beschouwd te worden, dient deze melding vóór de aanvang van de vergadering te gebeuren (per mail of telefoon).

§4 Indien de secretaris niet aanwezig kan zijn op de vergadering van de GECORO wordt hij/zij vervangen door de administratief medewerker.

§5  Indien de voorzitter niet aanwezig kan zijn op de vergadering van de GECORO wordt hij/zij vervangen door de ondervoorzitter.

10: Verloop van de vergadering

§1 De voorzitter leidt de vergadering in, waarna de behandeling aanvangt van de punten die vermeld staan op de agenda. Ze worden in hun volgorde afgewerkt, tenzij de GECORO er anders over beslist met een gewone meerderheid.

§2 De agendapunten worden in drie stappen behandeld:

 De toelichting en bespreking: alle facetten van de agendapunten worden toegelicht met de mogelijkheid inhoudelijke vragen te stellen ter verduidelijking van de toelichting. De voorzitter bepaalt of de inhoudelijke vragen objectief zijn en of ze enkel handelen over inhoudelijke kwesties. De toelichting gebeurt door de secretaris, de verantwoordelijke schepen, de ontwerper en gebeurlijk door de voorzitter zelf.

 De beraadslaging: de GECORO beraadslaagt over de agendapunten in het kader van het te leveren advies. Elk stemgerechtigd lid heeft het recht om het woord te voeren. De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen.

 De stemming over het advies: elk stemgerechtigd lid brengt zijn stem uit over het voorgelegde advies. Het advies wordt bij voorkeur met consensus aanvaard.

§3 De vergaderingen zijn in principe gesloten zittingen, tenzij de vergadering beslist voor openbaarheid (zie 2. §7). Wanneer het een gesloten zitting betreft dient iedereen, behalve de stemgerechtigde leden, de voorzitter, de vaste secretaris en de administratief medewerker de vergadering te verlaten na de toelichting en de bespreking van de agendapunten.

§4 Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping van de orde. Wanneer een lid aan wie het woord is verleend, afdwaalt van het onderwerp kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Ieder lid zorgt voor een bondige bespreking van het onderwerp/standpunt zodat andere sprekers eveneens het woord kunnen nemen. Dit vermijdt lang uitlopende vergaderingen.

§5 De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergadering. Elke aanwezige die de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen.

§6 Wanneer een vergadering rumoerig wordt, zodat het normaal verloop van de bespreking in het gedrang komt schorst of sluit de voorzitter de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in het verslag.

11: De wijze van stemmen

§1 De stemming gebeurt mondeling.

§2 De GECORO streeft bij haar advies steeds een consensus na. Indien geen consensus mogelijk is, is een gewone meerderheid vereist. Om de meerderheid te bepalen wordt bij het tellen van de stemmen geen rekening gehouden met de onthoudingen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.

§3 De GECORO kan slechts geldig beslissen wanneer ten minste de helft van haar stemgerechtigde leden aanwezig is. Is die voorwaarde niet vervuld, dan kan de GECORO op haar eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beslissen over onderwerpen die waren geagendeerd voor de vergadering waarop onvoldoende leden aanwezig waren, op voorwaarde dat de nieuwe vergadering niet binnen de 24 uren na de eerste plaats heeft. Voor nieuwe agendapunten is de aanwezigheid van de meerderheid van de leden vereist.

12. De wijze van notuleren

§1 Het secretariaat stelt de notulen van de vergadering op en zorgt voor een verslag. Hierin wordt vermeld: de datum van de vergadering, de namen van de aanwezigen, alsook de effectieve leden en de plaatsvervangers met aanduiding van de stemgerechtigden van hen die verhinderd waren en van de afwezigen, een weergave van de eventuele toelichtingen en het beknopte verloop van de besprekingen. De notulen maken ook melding van de bespreking van het advies, de verschillende meningen (bondig) , voorstellen en standpunten met een duidelijke argumentatie (korte vermelding). In ieder geval wordt het resultaat van de stemming genotuleerd en de aard van het advies (gunstig, ongunstig, gunstig mits…).

§2 Het verslag wordt binnen de 21 kalenderdagen verzonden aan alle effectieve leden en hun plaatsvervangers, en wel op dezelfde wijze als bij de verzending van de uitnodigingen.

§3 Alle leden kunnen na ontvangst van het verslag opmerkingen op het verslag formuleren. Zij doen dit per email bij het secretariaat binnen de 7 dagen. De voorzitter plaatst het verslag ter goedkeuring op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de GECORO.

§4 Na goedkeuring worden de verslagen door de voorzitter en de secretaris ondertekend. Het volledige definitieve verslag wordt ter inzage geplaatst op de website. Het definitieve verslag wordt ook overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad.

§5 Het besluit maakt enkel melding van het bij consensus of bij de meerderheid aangenomen advies. Minderheidsadviezen zijn onmogelijk.

13. De wijze van het formuleren van adviezen

§1 De GECORO brengt advies uit binnen de decretaal voorziene termijn of in andere gevallen binnen een redelijke termijn. De voorbereiding gebeurt door de secretaris. De adviezen worden met de nodige verantwoording uitgewerkt. Het advies wordt op een afdoende wijze onderbouwd en gemotiveerd, eventueel met voorwaarden.

§2 Het advies vermeldt de wijze waarop het tot stand kwam en bevat:

 Een duidelijke definitie van het vraagstuk

 Een inhoudsopgave van de documenten die de GECORO ontvangen heeft gebeurlijk van diegene die ze niet heeft ontvangen en waarmee ze dus geen rekening heeft kunnen houden

 De relevante elementen uit de notulen van de vergadering waarin het advies werd geformuleerd

 Het resultaat van de stemming indien geen consensus

 De aard van het advies (gunstig, ongunstig, gunstig mits…)

§3 De adviezen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend in naam van de GECORO.

14. Werkgroepen

§1 De GECORO beslist bij gewone meerderheid van de stemgerechtigde leden over de oprichting van permanente en tijdelijke werkgroepen. Tijdelijke werkgroepen zijn van rechtswege ontbonden als hun opdracht vervuld is. Permanente werkgroepen worden jaarlijks uitdrukkelijk herbevestigd door de GECORO.

§2 De GECORO schrijft de opdracht van de werkgroep uit en bepaalt de termijn binnen dewelke de werkgroep zijn verslag dient af te werken. De werkgroep kan een verlenging van deze termijn aan de GECORO vragen.

§3 De werkgroepen werken onder toezicht en in opdracht van de GECORO. Het verslag dat door de werkgroep wordt opgesteld wordt niet extern verspreid.

§4 De GECORO duidt onder haar effectieve en plaatsvervangende leden, de leden aan die deel uitmaken van de werkgroep en één secretaris die verantwoordelijk is voor het opstellen van het verslag over het onderwerp waarvoor de werkgroep is opgericht. Een werkgroep moet steeds bestaan uit evenveel deskundigen als vertegenwoordigers van maatschappelijke geledingen.

§5 Tijdelijke werkgroepen kunnen worden opgericht telkens de GECORO een advies moet verlenen voor een ruimtelijk uitvoeringsplan of een planologisch attest. De werkgroep coördineert en bundelt alle bezwaren en opmerkingen die tijdens het openbaar onderzoek worden ingediend en maakt een verslag op waarbij een voorstel van antwoord wordt geformuleerd op de verschillende bezwaren. In dit verslag worden ook de adviezen opgenomen die de overheid decretaal verplicht aan de GECORO moet toesturen alsook het advies van de stedenbouwkundig ambtenaar. Het verslag dient als voorbereiding voor de GECORO bij de adviesvorming.

15. Externe deskundigen

§1 De GECORO kan, in overleg met de technische dienst, na goedkeuring van het college voor wat de eventuele contracten betreft en in functie van een beschikbaar budget voor de financiering van stedenbouwkundige onderzoeksopdrachten voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken een beroep doen op alle nodige instanties en externe deskundigen voor een toelichting en een eventuele bespreking van het onderwerp. Ze worden door de voorzitter voor de vergadering uitgenodigd. De uitnodiging bevat , naast locatie en tijdstip, minstens een samenvatting van het te behandelen onderwerp en de minimale verwachting van de GECORO t.o.v. de externe deskundige.

§2 Deze externe deskundigen kunnen de toelichting en de bespreking van het onderwerp bijwonen. Ze mogen evenwel de beraadslaging over het advies en de stemming erover niet bijwonen indien de vergadering als gesloten wordt beschouwd.

16. Deontologie

§1 VCRO van de Vlaamse Regering stelt een deontologische code vast. Deze bevat het geheel van beginselen, gedragsregels en richtlijnen die de leden van de gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening tot leidraad dienen bij de uitoefening van hun mandaat.

§2 Alle leden van de GECORO (effectieve leden, plaatsvervangers, voorzitter, secretaris en de administratief medewerker) verbinden zich er toe:

 De nodige discretie aan de dag te leggen m.b.t. dossiers die worden voorgelegd. De stemming en de beraadslaging worden geheim gehouden

 Met de regels van de privacy rekening te houden

 Volledig onafhankelijk te werken van zowel politieke als drukkingsgroepen om op deze wijze steeds de volledige objectiviteit te bewaren

 Te aanvaarden dat anderen beslissen, mede op basis van het geleverde advies, maar dat deze beslissing niet noodzakelijk volledig overeenkomt met het geleverde advies.

 Communicatie- en luistervaardig te zijn zonder vooringenomenheid

 In de vergadering enkel het woord te voeren als hem/haar door de voorzitter ook het woord is verleend, alsook het woord niet langer te houden dan strikt noodzakelijk zodat een discussie waardig kan verlopen

 Zich te beperken tot die elementen die relevant zijn voor het onderwerp waarvan de bespreking lopende is

 De afspraken vastgelegd in dit huishoudelijk reglement te respecteren

 Bovenstaande regels toe te passen ook na het beëindigen van het lidmaatschap van de GECORO

§3 Een lid, (dit geldt eveneens voor leden zetelend in de GECORO die een rechtstreekse of onrechtstreekse familiale  band hebben met het desbetreffende lid), dat een persoonlijk belang heeft bij een besproken onderwerp moet zich laten vervangen door zijn/haar plaatsvervanger, minstens voor dat punt. De voorzitter kan het betrokken lid evenwel om een toelichting van het onderwerp verzoeken.

§4 Wanneer een lid van oordeel is dat een ander lid een persoonlijk belang heeft bij een besproken onderwerp, brengt hij/zij dit onmiddellijk ter kennis aan de voorzitter. Indien de voorzitter van oordeel is dat het aangeduide lid een persoonlijk belang heeft bij een besproken onderwerp dan vraagt de voorzitter dat betrokken lid om zich terug te trekken.

§5 Contacten met de media worden vermeden om de objectiviteit en de sereniteit van de werking niet in het gedrang te brengen. In uitzonderlijke gevallen vertegenwoordigen enkel de voorzitter en de secretaris  in samenspraak met het beleid de GECORO naar buiten toe.

17. Het einde van het mandaat en de vervanging

§1 Elk lid, effectief of plaatsvervangend, kan zijn mandaat ten allen tijde stopzetten. Hij dient dit schriftelijk 2 maanden voor de stopzetting van het mandaat te melden aan de voorzitter die de overige leden van de commissie informeert en de gemeenteraad vraagt de benoemingsprocedure voor een nieuw lid, en in voorkomend geval ook de plaatsvervanger, op te starten.

§2 Het duo waarbij zowel het effectief als het plaatsvervangend lid driemaal achtereenvolgens afwezig is zonder kennisgeving, of een duo dat voor de helft van de vergaderingen per jaar verontschuldigd is, is ontslagnemend.

§3 Elk effectief lid dat zijn mandaat stopzet, wordt automatisch doch tijdelijk vervangen door zijn aangeduide plaatsvervanger in afwachting van de benoeming van een nieuw lid. De voorzitter van de GECORO verzoekt de gemeenteraad om een nieuw effectief lid te benoemen en in voorkomend geval ook een nieuwe plaatsvervanger aan te duiden indien de plaatsvervanger effectief lid zou worden.

18. Werkingsmiddelen

Ieder jaar vraagt de voorzitter bij het indienen van de begroting de nodige werkingsmiddelen. Deze werkingsmiddelen zullen onder meer worden aangewend voor de vergoedingen (zitpenningen) en de verloning van externe deskundigen. De deskundigen zullen geen zitpenning ontvangen.

De gemeente biedt de GECORO de materiële en financiële ondersteuning die nodig is om een normale werking uit te bouwen, zoals:

 Het ter beschikking stellen van een vergaderlokaal

 Het voorzien van de noodzakelijke apparatuur

 Het systematisch ondersteunen inzake verslaggeving en secretariaatswerk

 Het beschikken over de nodige financiële middelen om de verplaatsingskosten buiten de gemeente en extra inspanningen van de leden te kunnen vergoeden

 Het beschikken over de nodige financiële middelen om de werkingskosten te kunnen dragen (fotokopieën, infomateriaal, ondersteunende pakketten)

Indien individuele leden het nodig achten een onkostenvergoeding te vragen voor verplaatsingskosten buiten de gemeente of extra inspanningen, dienen deze ter goedkeuring aan de GECORO voorgelegd te worden. Bij ontstentenis van een vergadering wordt de aanvraag ter goedkeuring voorgelegd aan de voorzitter of zijn plaatsvervanger.

19. Wijziging van het reglement

De GECORO kan dit huishoudelijk reglement slechts wijzigen als het voorstel daartoe op de agenda staat. Een dergelijke wijziging kan niet ter zitting aan de agenda worden toegevoegd. Overeenkomstig artikel 10 van het besluit gebeurt de stemming over (een wijziging van) het huishoudelijk reglement bij eenparigheid van stemmen.

20. Kennisgeving aan college en goedkeuring gemeenteraad

Dit besluit wordt ter kennisgeving aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd en ter goedkeuring aan de gemeenteraad.