Meeting.burger Hemiksem

Motivering

Voorgeschiedenis

● Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 - artikel 40 regelt de bevoegdheden van de gemeenteraad

● Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (EU 2016/679).

● Belgische Privacywetgeving (30/07/2018) “Wet inzake de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens”

● Er dient een reglement voorzien te worden voor raadpleging van de registers burgerlijke stand, bevolkingsregisters en het bekomen van afschriften, uittreksels en getuigschriften uit deze registers voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden

● Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen dd. 27/11/2023

Feiten en context

● Het college van burgemeester en schepenen is verantwoordelijk voor het vastleggen van de nadere regels inzake de raadpleging van de akten van de burgerlijke stand en de zorg voor het gemeentearchief.

● De raadpleging van de akten van de burgerlijke stand voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden valt ook onder deze verantwoordelijkheid.

● Het administratief centrum beschikt over een consultatieruimte waar de brondocumenten op een veilige manier, binnen een gecontroleerde omgeving, kunnen geconsulteerd worden.

Juridische grond

● Wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een rijksregister van de natuurlijke personen, artikel 29.

● Het Koninklijk Besluit van 5 januari 2014 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit het bevolkingsregister en uit het vreemdelingenregister (Belgisch Staatsblad, 17 januari 2014).

● Wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing, genoemd Wet Modernisering Burgerlijke Stand, artikel 116/2.

● Wet van 31 juli 2020 houdende diverse dringende bepalingen inzake justitie, artikel 29 tot en met 31.

● Koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister.

● Koninklijk besluit van 17 maart 2021 over de genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën.

● Omzendbrief van de Minister van Justitie van 19 maart 2019 over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand, punten 3.7.2., 3.7.3. en 3.7.5.

● Omzendbrief van 24 augustus 2020 tot wijziging van de omzendbrief van de Minister van Justitie van 19 maart 2019 over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand, punt 3.7.10.

Advies

Er is geen advies nodig.

Argumentatie

De federale overheid heeft een regeling uitgewerkt voor de raadpleging van de akten van de burgerlijke stand voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden. Deze regeling geeft aanleiding tot de volgende wijzigingen van toepassing:

● wijze waarop toegang kan verkregen worden tot de registers van de burgerlijke stand die nog geen openbaar karakter hebben.

● wijze waarop de afschriften worden afgeleverd.

Sinds 31 maart 2019 worden nieuwe akten van de Burgerlijke Stand beheert in DABS.

Financiële gevolgen huidige beslissing

Geen enkel financieel gevolg noch op heden, noch in de toekomst.

Besluit

18 stemmen voor: Luc Bouckaert (CD&V-groen), Jenne Meyvis (CD&V-groen), Kris Verbeeck (CD&V-groen), Stefan Van Linden (Vooruit soc beweging), Jozef Van Havere (CD&V-groen), Annick De Wever (CD&V-groen), Eddy De Herdt (Hemiksem Vooruit), Kristien Vingerhoets (Vooruit soc beweging), Koen Scholiers (CD&V-groen), Cliff Mostien (Hemiksem Vooruit), Helke Verdick (N-VA), Rita Goossens (N-VA), Caroline Van Vracem (CD&V-groen), Kurt Verberckt (CD&V-groen), Rodney Talboom (Vooruit soc beweging), Bert Cools (VLAAMS BELANG), Karina Van heirle (N-VA) en Greet Jacops (OPEN VLD)

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het reglement inzake toegang tot de akten van de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters als volgt goed :

1. Toegang tot de akten van de burgerlijke stand

1.1. Openbare akten

Dit zijn:

● De akten van overlijden van meer dan 50 jaar oud;

● De akten van huwelijk van meer dan 75 jaar oud;

● Alle overige akten van meer dan 100 jaar oud.

Eenieder kan een afschrift of uittreksel krijgen van een openbare akte. De afschriften en uittreksels kunnen zowel uit de DABS als uit de oude papieren registers (indien niet opgenomen in DABS) worden afgeleverd. Indien het afschrift of uittreksel wordt opgevraagd in kader van genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden dient het afschrift of uittreksel het opschrift “Afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden” te dragen. Naast het doen afleveren van afschriften of uittreksels kunnen de papieren registers van de burgerlijke stand, de tabellen en de bijlagen met openbare akten eveneens ter beschikking gesteld worden van de aanvrager.

De registers van de burgerlijke stand kunnen geraadpleegd worden bij de gemeente onder volgende voorwaarden:

● Er dient een schriftelijke aanvraag gericht te worden aan de dienst burgerzaken of burgerlijkestand@hemiksem.be met duidelijke vermelding van het type akte, het jaartal en de gegevens waarvoor de opzoeking wordt aangevraagd;

● De dienst Burgerzaken maakt met de betrokkene een afspraak over de datum vanaf wanneer de stukken ter beschikking zullen staan. De raadplegingen kunnen enkel doorgaan op maandag- en donderdagnamiddag;

● De betrokkene kan de stukken raadplegen in de consultatieruimte;

● Als de betrokkene alle stukken heeft geraadpleegd, plaatst de dienst Burgerzaken de stukken terug in het archief.

1.2. Niet-openbare akten

Dit zijn:

● De akten van overlijden van minder dan 50 jaar oud;

● De akten van huwelijk van minder dan 75 jaar oud;

● Alle overige akten van minder dan 100 jaar oud.

Wie heeft er recht op een afschrift of uittreksel van een niet-openbare akte:

● De persoon op wie de akte betrekking heeft;

● Zijn echtgenoot of echtgenote;

● Zijn wettelijk samenwonende;

● Zijn wettelijke vertegenwoordiger;

● Zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn;

● Zijn erfgenamen;

● Hun notaris;

● Hun advocaat;

● Wanneer de akte een wijziging van de registratie van het geslacht bevat wordt dit verder beperkt tot de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat.

De raadpleging van niet-openbare akten van de burgerlijke stand gebeurt enkel door het afleveren van afschriften en uittreksels door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt.

Deze afschriften en uittreksels kunnen door de bovenvermelde betrokkenen worden aangevraagd via het e-loket, aan de balie of per mail via burgerlijkestand@hemiksem.be.

In functie van het bekomen van een afschrift of uittreksel voor genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen dient de aanvrager per mail gericht aan burgerlijkestand@hemiksem.be een aanvraag in te dienen met:

● Diens identificatiegegevens (voor natuurlijke personen: naam, voornamen, Rijksregister- of KSZnummer; voor rechtspersonen en ondernemingen: het ondernemingsnummer van de KBO; of voor buitenlandse natuurlijke personen of rechtspersonen: elk document dat de identificatie verzekert);

● De vermelding van de akten waarop de aanvraag betrekking heeft;

● Een omstandige motivering en beschrijving van de genealogische doeleinden;

● De verspreidingsmiddelen van de resultaten van de opzoeking;

● De toestemming van alle personen op wie de akten betrekking hebben. Indien de persoon overleden is of niet wilsbekwaam kan de langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner, of bij gebreke hiervan, zijn wettelijke vertegenwoordiger, of bij gebreke hiervan, ten minste één van diens afstammelingen in de eerste graad deze toestemming geven. Indien de persoon die de toestemming moet geven minderjarig is, wordt deze gegeven door diens wettelijke vertegenwoordiger. Indien de aanvrager de contactgegevens niet kent van de personen die hun toestemming moeten geven, kan hij bij de aanvraag een communicatie aan deze personen toevoegen die de ambtenaar van de burgerlijke stand doorstuurt in zoverre deze een gekend adres in België hebben. De bestemmeling kan vervolgens al dan niet ingaan op het verzoek van de aanvrager;

● De bevestiging van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4.7. van de GDPR (AVG) heeft meegedeeld aan de persoon die de toestemming moet geven. Indien de akte in DABS beschikbaar is, worden het afschrift en het uittreksel afgeleverd uit DABS.

Indien de akte niet in de DABS beschikbaar is, wordt het afschrift opgemaakt op basis van de papieren registers. De ambtenaar van de burgerlijke stand levert het afschrift of uittreksel af met hierop vermeld: “Afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden”. De aanvraag wordt maximaal 5 jaar bewaard.

2. Toegang tot de bevolkingsregisters

Eenieder kan een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt verkrijgen voor zover de inlichtingen die zij bevatten op hem betrekking hebben. Elke persoon, elke publieke of private instelling kan, op schriftelijk en ondertekend verzoek, een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt krijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan. Het uittreksel kan via het e-loket worden aangevraagd of fysiek aan het loket. Indien het uittreksels geen betrekking heeft op de persoon zelf, dient er een volmacht te worden getoond of indien het door of krachtens de wet is toegestaan dient de rechtsgrond bij de aanvraag te worden gevoegd.

De beperkingen op de afgifte aan derden van uittreksels en getuigschriften uit de registers gelden niet wanneer ze bestemd zijn voor:

● Genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden en

● De registers meer dan 120 jaar geleden afgesloten zijn.

Om toegang te krijgen tot de bevolkingsregisters ouder dan 120 jaar in kader van genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden dient de betrokkene:

● Een schriftelijke aanvraag te richten aan de dienst burgerzaken met duidelijke vermelding van het type uittreksel/getuigschrift dat men wenst, de persoonsgegevens, het jaartal en de reden van de aanvraag;

● De dienst Burgerzaken maakt met de betrokkene een afspraak over de datum vanaf wanneer de stukken ter beschikking zullen staan;

● De medewerkers van de dienst Burgerzaken zullen de betrokkene begeleiden bij het raadplegen van de bevolkingsregisters;

● Als de betrokkene alle stukken heeft geraadpleegd, plaatst de dienst Burgerzaken de stukken terug in het archief.

De afgifte aan derden van uittreksels en getuigschriften uit de registers die minder dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, is toegelaten met schriftelijke toestemming van de betrokken persoon. De toestemming vermeldt de doeleinden.

Om toegang te krijgen tot de bevolkingsregisters minder dan 120 jaar oud in kader van genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden dient de betrokkene:

● Een schriftelijke aanvraag te richten aan de dienst burgerzaken met duidelijke vermelding van het type uittreksel/getuigschrift men wenst, de persoonsgegevens, het jaartal, de reden van de aanvraag en de schriftelijke toestemming van de betrokken persoon;

● De dienst burgerzaken maakt met de betrokkene een afspraak over de datum vanaf wanneer de stukken ter beschikking zullen staan;

● De medewerkers van de dienst Burgerzaken zullen de betrokkene begeleiden bij het raadplegen van de bevolkingsregisters;

● Als de betrokkene alle stukken heeft geraadpleegd, plaatst de dienst Burgerzaken de stukken terug in het archief.

3. Kostprijs

Indien u niet in de mogelijkheid bent om uw archiefonderzoek van genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden zelf uit te voeren, kan de opzoeking worden verricht door een medewerker van de dienst burgerzaken. Voor deze opzoekingen geldt een retributie, zoals vastgesteld in het retributiereglement.

4. Inwerkingtreding

Het reglement treedt in werking op 1 januari 2024.