Voorgeschiedenis

Besluit gemeenteraad van 18 juni 2019 houdende goedkeuring gebruikersreglement Depot Deluxe.

Feiten en context

Gezien enkele wijzigingen in het gebruikersreglement van Depot Deluxe, goedgekeurd op 18 juni 2019, wordt dit reglement opgeheven en wordt er een nieuw huishoudelijk reglement van Depot Deluxe voorgesteld.

Juridische grond

Geen juridische grond.

Advies

Geen advies nodig.

Argumentatie

De gemeenteraad moet het huishoudelijk reglement Depot Deluxe goedkeuren.

Financiële gevolgen

Artikel 1

De gemeenteraad beslist:

Het gebruikersreglement Depot Deluxe van 18 juni 2019 op te heffen en

volgend huishoudelijk reglement Depot Deluxe goed te keuren.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

DEPOT DELUXE

Artikel 1. Voorwerp

Dit huishoudelijk reglement is van toepassing in het gehele complex genaamd ‘Depot Deluxe’, gelegen aan de Nijverheidsstraat 27, 2620 Hemiksem.

Dit huishoudelijk reglement regelt alle zaken die in overeenkomsten met de verschillende gebruikers opgenomen zijn.

Artikel 2. Dranken

Alle dranken die in het complex ‘Depot Deluxe' aangeboden worden, dienen rechtstreeks afgenomen te worden bij de brouwer, aangesteld door het gemeentebestuur van Hemiksem.

Artikel 3. Contact en controle

Medewerkers van het gemeentebestuur krijgen, wanneer in functie,  steeds gratis toegang tot alle activiteiten en alle ter beschikking gestelde, verhuurde of in concessie gegeven ruimten.

De conciërge van het complex helpt de gebruiker bij technische of organisatorische problemen en kijkt er op toe dat alle aanwezige materialen die eigendom zijn van het gemeentebestuur Hemiksem op een degelijke manier worden gebruikt. Ook kijkt hij of zij er op toe dat alle verplichtingen en verantwoordelijkheden, zoals opgenomen in dit reglement en alle andere reglementen en overeenkomsten die van toepassing zijn, worden nageleefd. Deze persoon ondersteunt diegene die gebruikt maakt van de accommodatie en kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de fouten veroorzaakt door de gebruiker.

Artikel 4. Technische installaties en materiaal

Gebruikers die niet op de hoogte zijn van de werking van de technische installaties, dienen zich vooraf te laten inlichten door de conciërge. Voor aansluiting van elektrische installaties met een groot stroomverbruik dient men eveneens de conciërge te raadplegen.

Alleen elektriciteit is toegelaten als kunstmatige verlichtingsbron.

Via de uitleendienst van de gemeente kan men extra (technisch) materiaal huren. De volledige lijst kan u vinden op de website van de gemeente Hemiksem.

Artikel 5. Toegang

De gebruiker kan de toegangsbadge van Depot Deluxe tijdens de openingsuren van de vrijetijdsdienst na afspraak komen ophalen in het Administratief Centrum. Contactgegevens kan u op de website van de gemeente vinden.

Elke gebruiker van de accommodatie dient het sluitingsuur  te respecteren. Afwijkingen zijn mogelijk na afspraak met de conciërge.

Artikel 6. Verzekeringen

Het gemeentebestuur kan, behoudens in geval van opzet, grove fout of nalatigheid van zijnentwege, niet verantwoordelijk gesteld worden voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard naar aanleiding van de toegestane activiteiten of het gebruik van de ruimten die het voorwerp uitmaken van deze concessie.

De huurder dient zich bij  een erkende verzekeringsmaatschappij te verzekeren voor zijn burgerlijke aansprakelijkheid.

Artikel 7. Huisreglement

Iedereen die Depot Deluxe betreedt, stemt toe zich te houden aan de volgende regels en aanvaardt de mogelijke sancties die worden genomen bij de overtreding ervan.

Wat wordt niet toegelaten:

•overmatig alcoholgebruik

•roken

•geweld

•diefstal

•vandalisme

•meebrengen van eigen dranken

•wapens of gevaarlijke voorwerpen van eender welke aard

•het betreden van niet-publieke plaatsen

Waarmee moet rekening worden gehouden?

•Beperk geluidsoverlast tot een minimum (<95dB(A) LAeq,15min).

•De huurder van de zaal kijkt erop toe en sensibiliseert zijn bezoekers     zoveel mogelijk zodat er geen voertuigen bestuurd worden onder invloed van drugs en alcohol.

•Aan de inkom van de feestzaal bij activiteiten met DJ/elektronische versterking krijgt men een bandje na het betalen van de inkomprijs. Bij het verlaten van de zaal moet het bandje afgegeven worden. Wanneer de bezoeker de zaal terug wil betreden moet er terug inkom betaald worden.

Wat bij overtreding van het huishoudelijk reglement?

•Overtreders worden verzocht hun gedrag te wijzigen en worden indien nodig verwijderd uit de zaal.

•Indien nodig wordt de politie gesignaleerd.

•Misdrijven worden ten alle tijden gemeld aan de bevoegde overheden!

Artikel 8. Categorieën
Categorie A

Raden van de gemeente Hemiksem, vereniging van gemeentepersoneel van de

gemeente Hemiksem, liefdadigheidsinstellingen, Ivebica of de Academie voor

Muziek en Woord Hemiksem wanneer zij een activiteit organiseert waarvoor geen

inkom wordt gevraagd.

Categorie B

Organisaties uit Hemiksem aangesloten bij of erkend door de Hemiksemse raden,

dienstverlenende organisaties uit Hemiksem en Hemiksemse organisaties van

filosofische of politieke aard.

Categorie C

Alle gebruikers uit Hemiksem die niet onder categorie A en B vallen.

Categorie D

Niet-commerciële organisaties en private gebruikers van buiten de gemeente

Hemiksem

Gebruikersreglement Feestzaal & Foyer

Depot Deluxe

De gemeente Hemiksem stelt een feestzaal en foyer in het complex ‘Depot Deluxe’ ter beschikking en levert daarbij ook bepaalde diensten. De gebruiker van deze faciliteiten dient steeds drank af te nemen van de door het gemeentebestuur aangestelde brouwer (zie artikel 2).

De activiteiten die in aanmerking komen voor de huur van het complex zijn; socio-culturele activiteiten van ontspannende, culturele, sportieve of vormende aard.

De grote feestzaal heeft een oppervlakte van 591 m². In de zaal zijn stoelen en tafels standaard aanwezig. De foyer heeft een oppervlakte van 100m².

Elke gebruiker van de feestzaal en foyer dient volgende sluitingsuren strikt te respecteren:

• van zondag tot en met donderdag: 23.00 u.

• op vrijdag en zaterdag: 04.00 u.

Op dagen aan de vooravond van een officiële feestdag geldt dezelfde uurregeling als op een vrijdag of een zaterdag.

Afwijkingen zijn mogelijk na goedkeuring van het college van de gemeente Hemiksem.

Contact:

Depot Deluxe

Nijverheidsstraat 27

2620 Hemiksem

Reservatie & info via de website van de gemeente Hemiksem.

Tarieven ter beschikking stelling feestzaal & foyer kan u in het retributiereglement vinden.

Bewaking

De organisator staat zelf in voor de bewaking voor, tijdens en na de activiteit, waarover meer in het onderdeel ‘Veiligheid, leefbaarheid & aansprakelijkheid’.

Technische ondersteuning en controle

De conciërge helpt de gebruiker bij technische problemen en kijkt er op toe dat de zaal en alle aanwezige materialen op een degelijke manier worden gebruikt. Ook kijkt hij of zij er op toe dat alle verplichtingen en verantwoordelijkheden, zoals opgenomen in dit gebruikersreglement worden nageleefd. Deze persoon kan niet aansprakelijk gesteld worden voor fouten veroorzaakt door de organisator.

Schoonmaak

De gemeente Hemiksem staat in voor de schoonmaak na een activiteit.

Reserveren:

Feestzaal + foyer

Gebruikers (behalve eigen gemeentediensten) kunnen vanaf 1 juli en tot 15 september voorkeurdata indienen voor het volgende kalenderjaar (1 januari tot 31 december).

Reservaties in de loop van het jaar kunnen enkel nog aangevraagd worden voor de vrije dagen.

In geval van een dubbele aanvraag beslist de gemeente Hemiksem aan de hand van de beschrijving van de activiteit welke activiteit voorrang krijgt voor de gevraagde data.

Bij het vaststellen van de kalender houdt de gemeente Hemiksem zich aan de volgende principes:

•De absolute voorrang van categorie A en B wordt gegarandeerd.

•Er wordt rekening gehouden met jaarlijks weerkerende activiteiten.

•Er is een billijke spreiding van het aantal fuiven.

•Activiteiten die vrij toegankelijk zijn voor iedereen (met of zonder inkomprijs) krijgen voorrang.

•Variatie in de activiteiten in een bepaalde periode.

Foyer

Reservaties in de loop van het jaar kunnen enkel nog voor de vrije dagen aangevraagd worden.

Opgelet:  Men kan de foyer pas na 15 september voor het komende kalenderjaar aanvragen. Activiteiten die zowel in de foyer als in de feestzaal plaatsvinden, krijgen namelijk voorrang.

In geval van een dubbele aanvraag beslist de gemeente Hemiksem aan de hand van de beschrijving van de activiteit.

Bij het vaststellen van de kalender houdt de gemeente Hemiksem zich aan de volgende principes:

•De absolute voorrang van categorie A en B wordt gegarandeerd.

•Er wordt rekening gehouden met jaarlijks weerkerende activiteiten.

•Er is een billijke spreiding van het aantal fuiven.

•Activiteiten die vrij toegankelijk zijn voor iedereen (met of zonder inkomprijs)

•Variatie in de activiteiten in een bepaalde periode.

Hoe aanvragen:

•Reservering gebeurt via de gemeentelijke website.

•Bij de reservatie moet men aangeven of men tijdens de activiteit versterkte muziek gaat gebruiken na 23u. Dit is enkel toegestaan voor categorie A en B.

Meer informatie kan u bij de vrijetijdsdienst verkrijgen.  

•Wanneer men een reservatie plaatst via het reservatieprogramma zal gevraagd worden om te bevestigen dat men deze voorwaarden aanvaard. Indien niet, kan de reservatie niet aanvaard worden.

•De reservatie is pas definitief na betaling van de factuur. De factuur ontvangt u voor de activiteit.

•In geval van overmacht of gegronde redenen kan de gemeente Hemiksem de gebruikstoelating steeds wijzigen of intrekken zonder dat de gebruiker hiervoor op een schadevergoeding aanspraak kan maken.

De gemeente Hemiksem behoudt zich in alle gevallen het recht om elke aanvraag goed te keuren, in te trekken of te weigeren.

Annuleren

Annulatie van de ter beschikkingstelling is mogelijk. Dit doe je schriftelijk of per mail om latere geschillen te voorkomen.

•tot twee maanden voor de activiteit wordt de eventuele betaalde factuur voor de huur van de zaal volledig terugbetaald.

Bij latere annulatie wordt niets terugbetaald.

Termijn

•De standaard ter beschikkingstelling van de zaal is vier dagen.

•Indien men de zaal een kortere periode dan de standaard huurperiode nodig heeft , moet dit duidelijk aangegeven worden op de reservatie. Op deze manier kan de zaal optimaal ingevuld worden.           

•Er moet ook steeds minstens één dag tussen de activiteiten zitten zodat de zaal gepoetst kan worden door de gemeentelijke diensten.

•Wil men de zaal extra dagen gebruiken (voor opbouw, repetities, …) dan kan men dit aanvragen. Per extra dag komt er bij de terbeschikkingstellingsvergoeding een bedrag bij. Dit kan u terugvinden in het retributiereglement.

•Standaard ter beschikking stelling foyer: de foyer wordt aan de huidige tarieven voor maximum 24u ter beschikking gesteld. Wil men meerdere dagen de foyer huren, dan moet dit aan de vermelde tarieven.

Factuur

•Na de activiteit volgt er eventueel een eindafrekening waarop mogelijke boetes of schade-inningen kunnen staan.

•Bij gebrekkige schoonmaak van de lokalen en/of toegangsweg, schade aan de infrastructuur en/of ontbrekende materialen worden de kosten ten laste van de gebruiker gelegd.

•Wanneer bij het betreden van de lokalen enige beschadiging en/of gebrek wordt vastgesteld, dient dit door de gebruiker onmiddellijk gesignaleerd te worden aan de gemeente Hemiksem of aan de conciërge.

•Als men geen aangifte van de schade bij de conciërge heeft gedaan, zal de gebruiker de schade moeten vergoeden, welke na zijn gebruik aan de lokalen en hun inhoud wordt vastgesteld.

•Noodzakelijke herstellingen aan de infrastructuur dienen zo snel mogelijk gemeld te worden aan de conciërge en worden niet door de gebruikers uitgevoerd.

•De gebruiker zal de verantwoordelijkheid voor de schade en de te betalen vergoeding niet kunnen afwentelen op de afzonderlijke deelnemers aan de activiteit welke door hem wordt georganiseerd, noch op het aanwezige publiek.

•Hij/zij zal dan ook gehouden zijn tot vergoeding van de schade over te gaan in alle gevallen waarin de gemeente Hemiksem geen vergoeding verkrijgt van de eventueel aansprakelijke derde.

Vergunningen en verzekeringen

•Brandverzekering: de gemeente Hemiksem beschikt over een brandverzekeringspolis waarin bepaald is dat de eigenaar afstand doet van verhaal ten aanzien van de organisatoren. Dat wil zeggen dat de organisatoren automatisch verzekerd zijn tegen brand. De gemeente Hemiksem beschikt tevens over een polis objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing.

•Burgerlijke aansprakelijkheid: De gebruiker zorgt zelf voor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA) met uitbreiding objectieve aansprakelijkheid. Deze dekt de schade aan derden die veroorzaakt wordt door een fout, onvoorzichtigheid of nalatigheid van de organisatoren of helpers. Check als vereniging op voorhand of je activiteit gedekt wordt door de polis van je vereniging, zo niet biedt een verzekeraar vaak interessante evenementenpolissen aan.

Vergunningen

•Meldingsformulier activiteiten politiezone RUPEL: het meldingsformulier wordt bij aanvraag van de activiteit door de gebruiker ingevuld. Dit formulier bezorg je terug aan vrijetijdsdienst. De vrijetijdsdienst bezorgt dit aan de burgemeester en de bevoegde diensten. De burgemeester zal bepalen of een veiligheidsoverleg vereist is.

•Auteursrechten: De gebruiker regelt zelf de aanvragen voor auteursrechten.

•Billijke vergoeding: De gemeente Hemiksem betaalt de billijke vergoeding. De kostprijs hiervan is inbegrepen in de gebruikerstarieven. De gebruiker moet dus geen aparte aanvraag indienen.

Veiligheid, leefbaarheid & aansprakelijkheid

Veiligheid algemeen 

Bij publieke activiteiten met DJ/elektronische versterking georganiseerd in de feestzaal en foyer kunnen de gebruikers verplicht worden drie security agenten te voorzien. Dit zal bepaald worden bij de opmaak van het veiligheidsoverleg evenals de inzet van eigen stewards.

•Het gemeentebestuur noch de gemeente Hemiksem nemen een bewakingsplicht voor, tijdens en na de activiteit op zich en nemen ook geen verantwoordelijkheid voor beschadiging, diefstal of verlies.

•De exploitatie van toiletten en vestiaire wordt op eigen verantwoordelijkheid door de gebruiker waargenomen.

De zaal

•De gebruiker mag in geen geval een aantal personen toelaten, hoger dan het voorziene maximum dat wordt opgegeven door de brandweer. Het maximaal aantal toegelaten personen in de grote zaal is 750 personen, als er geen tafels en stoelen aanwezig zijn in de zaal.

•Het is verboden obstakels voor (nood)uitgangen of brandblussers te plaatsen, deze moeten steeds worden vrijgehouden. Ook de knoppen van de brandalarmen moeten ten allen tijde bereikbaar blijven.

•Alle elementen die worden aangebracht in de zaal (vlaggen, versiering, e.d.) moeten op een zodanige wijze worden aangebracht zodat zij geen brandgevaar of enige andere schade aan muren, deuren, plafond en/of vensters veroorzaken. Het gebruik van elke vorm van tape op de muren en de vloer is verboden.

•Er mogen geen brandbare versieringen (doeken, slingers, stro, houtkrullen…) in de zaal aangebracht worden. Onmiddellijk na gebruik van de zaal moeten materialen die niet behoren tot de zaal worden verwijderd. Indien er na de gereserveerde periode nog voorwerpen aangetroffen worden in de zaal, zullen deze op kosten en op risico van de gebruiker verwijderd worden door de gemeentelijke diensten.

•De noodverlichting in het gebouw mag nooit worden uitgeschakeld.

•De gebruiker zorgt ervoor dat tijdens het evenement alle toegangswegen steeds bereikbaar zijn voor de hulpdiensten. Fietsen, bromfietsen en wagens moeten op de daartoe voorziene plaatsen worden gestald. Op de toegangsweg geldt om veiligheidsredenen een totaal parkeerverbod.

•De gebruiker voorziet vuilnis- en peukenbakken aan de inkom van de zaal en de open rokersruimte.

•Er worden geen wijzigingen aangebracht aan de elektriciteitsleiding, de installatie of de lichtpunten met toebehoren. De maximale belastbaarheid van de elektrische installatie mag nooit worden overschreden. Voor zware installaties mogen enkel de voorziene stopcontacten worden gebruikt.

Het is verboden om:

•reclame, affiches, aankondigingen, e.d. aan te brengen. 

•de badge aan derden door te geven zonder toestemming van de gemeente Hemiksem;

•bezoekers toe te laten die hun eigen drank meebrengen;

•de lokalen te gebruiken voor andere activiteiten dan waarvoor toestemming werd verleend;

•open vuren te maken, bijkomende verwarmingsinstallaties of vuurwerk te gebruiken;

•in lokalen en gangen te komen die niet bij de zaal horen.

De gebruiker, zal ervoor zorgen dat bij het verlaten van het pand alle lichten gedoofd zijn en er een controle heeft plaatsgehad om mogelijk brandgevaar of risico tot inbraak op te sporen. Hij neemt hiervoor de nodige maatregelen tot voorkomen van schade, brand of inbraak.

Bij het afsluiten let de gebruiker er op dat:

•alle bezoekers het gebouw verlaten hebben;

•alle nooduitgangen gesloten zijn;

•de muziekinstallatie uitgeschakeld is;

•de waterkranen dichtgedraaid zijn;

•de koelkasten uitgeschakeld zijn;

•de lichten gedoofd zijn;

•de toegangsdeuren op slot zijn.

Noodzakelijke herstellingen aan de infrastructuur dienen zo snel mogelijk gemeld te worden aan de vrijetijdsdienst en worden niet door de gebruikers uitgevoerd.

De gebruiker

•De gebruiker van de zaal zorgt ervoor dat de geluidsvoorschriften nageleefd worden.

•Maximaal geluidsniveau > 95dB(A) LAeq,15min.

•Het geluidsniveau wordt gedurende een activiteit met elektronisch versterkte muziek + andere geluiden in de inrichting in de zaal geregistreerd;

•In de zaal is er een visuele indicatie van het geluidsniveau aanwezig. Deze wordt door de conciërge geplaatst en hij of zij ziet erop toe dat dit functioneert naar behoren. De gebruiker ziet erop toe dat de personen die instaan voor het geluid dit scherm kunnen zien. Hierop staat duidelijk het aantal dB in de zaal. Overtredingen worden beboet. Deze boete kan u vinden in het retributiereglement.

•Het gebruik van een begrenzer (limiter) die zo afgesteld is dat de norm gerespecteerd wordt, is toegelaten maar niet verplicht;

•Gratis ter beschikking stellen van oordopjes voor het publiek is verplicht.

•Ook waakt de gebruiker erover dat alle deuren (met uitzondering van de inkomdeur) tijdens de activiteit dicht zijn en in de buitenomgeving geen versterkt geluid wordt gebruikt.

•De sluitingstijd op vrijdag, zaterdag en feestdagen moet gerespecteerd worden.

•Bij de overgang tussen zomer –en winteruur worden duidelijke afspraken gemaakt met de gemeente Hemiksem.

•De organisator van een activiteit heeft meldingsplicht als er illegale drugs worden gebruikt / gedeald / verkocht.

•Als organisator van een activiteit is zelf mensen fouilleren verboden. Enkel de politie is daarvoor bevoegd.

•Iedere bezoeker die in of rond de zaal in het bezit wordt gevonden van verboden voorwerpen of goederen die het vlotte verloop van activiteiten of de veiligheid van aanwezigen in het gedrang kan brengen, moet de toegang tot zaal worden geweigerd. Bij twist of problemen wordt de politie verwittigd.

•Bezoekers mogen ter plaatse gekochte drank enkel in de zaal gebruiken. D.w.z. dat bekers, flesjes of glazen tijdens de activiteit door de bezoekers niet naar buiten genomen mogen worden.

•Om te zorgen dat de bezoekers van de zaal zich aan de regels houden wordt er gebruik gemaakt van een schorsingsclausule:

Tijdens een activiteit heeft de organisator, de politie en/of de bewakingsfirma het recht iemand de toegang te ontzeggen of uit de zaal te verwijderen indien deze persoon het huishoudelijk reglement niet naleeft.

De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle geldende wetgevingen waaronder:

•Politiereglementen (vb. leeftijdsgrens, …).

•Wet op handelspraktijken.

•De strafwet.

•De wet op verbod alcohol schenken aan -16 jarigen moet correct worden gevolgd. 

•Tijdens feestactiviteiten (fuiven enz.)  hebben enkel personen die 16 jaar of ouder zijn (of in de loop van het jaar 16 worden) toegang tot de zaal.

•Roken in het gebouw is bij wet verboden. Eventuele boetes bij niet naleven van deze wetgeving zijn ten laste van de gebruiker.

De organisator is uitdrukkelijk verantwoordelijk voor het naleven van de wetgeving met betrekking tot schenken van alcohol. Dit houdt onder meer in dat kennelijk dronken mensen alcoholische dranken geven verboden is.

Het is verboden om  alcohol aan iemand jonger dan 16 jaar te schenken.

Het verstrekken van sterke drank aan iemand jonger dan 18 jaar is eveneens verboden.

Gebruikersreglement polyvalente zaal

Depot Deluxe

Algemeen

De gemeente Hemiksem verleent recht op toegang tot een polyvalente zaal achter de feestzaal in het complex ‘Depot Deluxe’.

De activiteiten die in aanmerking komen, zijn sportieve activiteiten. 

De polyvalente zaal kan ook extra gehuurd worden tijdens een activiteit in de grote zaal. Dit moet aangevraagd worden bij de vrijetijdsdienst.

De oppervlakte van de polyvalente zaal achter de feestzaal is 193 m².

Contact

Depot Deluxe

Nijverheidsstraat 27

2620 Hemiksem

Reservatie & info via de website van de gemeente Hemiksem.

Tarieven zaal

Deze kan u terugvinden in het retributiereglement.

Reserveren

Vanaf 1 maart tot 30 april kunnen potentiële gebruikers hun voorkeurdata indienen voor de periode 1 september tot 31 augustus.

Reservaties in de loop van het jaar kan er enkel nog voor de vrije dagen een aanvraag ingediend worden.

In geval van een dubbele aanvraag beslist het college van de gemeente Hemiksem.

Hoe aanvragen?

•Reservering gebeurt via de website van de gemeente.

•Wanneer men een reservatie plaats via het reservatieprogramma  zal gevraagd worden om te bevestigen dat men deze voorwaarden aanvaard. Indien niet, kan een reservatie niet aanvaard worden.

•De reservatie is pas definitief na goedkeuring van de vrijetijdsdienst.

•In geval van sportieve activiteiten wordt de factuur de maand na gebruik opgestuurd.

In geval van commerciële activiteiten (in combinatie met de grote zaal en foyer) wordt de factuur voor gebruik van de zalen opgestuurd.

Schoonmaak

De eigenlijke schoonmaak van de zaalvloer en sanitair gebeurt door de gemeente Hemiksem. De gebruiker laat de zaal achter in een poetsklare staat. Dat wil zeggen dat de vloer compleet vrij moet zijn. Al het vuilnis moet verwijderd worden in vuilniszakken van de gemeente Hemiksem.

Annuleren

Annulatie van de ter beschikking stelling is mogelijk. Dit doe je schriftelijk of per mail om latere geschillen te voorkomen.

• tot 2 maanden voor de activiteit wordt de eventuele betaalde factuur voor de huur van de zaal volledig terugbetaald.

Bij latere annulatie wordt niets terugbetaald.

Aanvullingen op het huisreglement

Het huisreglement (artikel 7 van het ‘algemeen reglement Depot Deluxe’) is ook in deze zaal van toepassing. Omwille van de specifieke aarde van de activiteiten in deze zaal (sport) zijn volgende aanvullende regels eveneens van toepassing:

•Gekleurde zolen zijn verboden in de zaal.

•Na de sportactiviteit dient men al de gebruikte toestellen en materialen terug in de berging op te slaan.

•Het sanitair mag tot maximum 30 min. na de sportactiviteit gebruikt worden.

Als uitzondering op het huisreglement is het aan de gebruikers van deze zaal wel toegestaan eigen dranken mee te nemen, met het oog op de nuttiging ervan tijdens of na de activiteit.

Sancties

•De gemeente Hemiksem kan een gebruiker gedurende een bepaalde periode de toegang tot de zalen ontzeggen.

•Omwille van veiligheidsvoorschriften kan de burgemeester elke manifestatie of activiteit stopzetten wanneer de regels en afspraken niet worden nageleefd. Eventuele processen-verbaal bij inbreuken op wetgeving of klachten over het verloop van de activiteit zijn ten laste van de gebruiker.

•Bij eventuele inbreuken en nalatigheden kan de conciërge zelf de hulpdiensten contacteren. Eventuele kosten, boetes en de aansprakelijkheid voor deze inbreuken zijn volledig ten lasten van de gebruiker.

•De gebruiker van de zaal is tijdens het evenement zelf verantwoordelijk voor schade aan:

ohet gebouw;

ode op het evenement aanwezige personen; (verzekering burgerlijke aansprakelijkheid)

ohet materiaal van de zaal;

ode toegangsweg.

Aanvaarding of afwijkingen op het reglement

•De gebruiker verbindt zich ertoe in geen geval de polyvalente zaal verder ter beschikking te stellen aan derden. Indien dit toch wordt vastgesteld, wordt de activiteit onmiddellijk stopgezet en de gebruiker zal met onmiddellijke ingang geschorst worden. Het karakter van de aangevraagde activiteit mag in geen geval gewijzigd worden.

•In geval van overmacht of gegronde redenen kan de gemeente Hemiksem de gebruikstoelating steeds wijzigen of intrekken zonder dat de gebruiker hiervoor op een schadevergoeding aanspraak kan maken.

•De gemeente Hemiksem behoudt zich in alle gevallen het recht om elke aanvraag goed te keuren, in te trekken of te weigeren.

Gebruikersreglement vergaderzaal Depot Deluxe

Algemeen

De gemeente  Hemiksem stelt een vergaderzaal in het complex ‘Depot Deluxe’ ter beschikking. Er is geen drank aanwezig in de zaal.

De vergaderzaal heeft een oppervlakte van 42m². In de zaal zijn stoelen en tafels vast aanwezig.

Contact

Depot Deluxe

Nijverheidsstraat 27

2620 Hemiksem

Reservatie & info via de website van de gemeente Hemiksem.

Toegelaten activiteiten

Toegelaten activiteiten zijn:

•Vergaderingen

•Geven van cursussen en opleidingen

•Seminaries

Niet toegelaten activiteiten:

•Fuiven en feestjes

•Recepties

•Activiteiten met elektronisch versterkte muziek

•Serveren van warme of bereide maaltijden

Deze opsommingen zijn niet limitatief. Voor activiteiten die hierboven niet vermeld zijn dient men toelating te vragen aan de gemeente Hemiksem.

Tarieven

De tarieven kan je terugvinden in het retributiereglement.

Hoe reserveren?

•Reservering gebeurt via  de website van de gemeente Hemiksem.

•Deze aanvraag gebeurt ten minste twee weken voor de gevraagde datum.

•Na goedkeuring van de reservatie ontvangt u een bevestigingsmail. Wanneer men een reservatie plaatst via het reservatieprogramma  zal gevraagd worden om te bevestigen dat men deze voorwaarden aanvaard.

•De factuur wordt in de maand na gebruik opgestuurd.

•In geval van een dubbele aanvraag beslist de gemeente Hemiksem aan de hand van de beschrijving van de activiteit. Bij het vaststellen van de kalender houdt de gemeente Hemiksem zich aan het principe van de absolute voorrang van categorie A en B.

Annuleren

Annulatie van de ter beschikkingstelling is mogelijk. Dit doe je schriftelijk of per mail om latere geschillen te voorkomen.

•tot twee weken voor de activiteit: huurprijs wordt volledig terugbetaald.

•Bij latere annulatie wordt niets terugbetaald.

Schoonmaak

De gemeente Hemiksem staat in voor de schoonmaak na een activiteit. De gebruiker laat de zaal achter in dezelfde staat als deze was.

Algemene bepalingen

De verleende machtiging tot gebruik houdt vanwege de gemeente Hemiksem geen enkele erkenning in van verantwoordelijkheid voor de ingerichte activiteiten en/of de daaruit voortvloeiende gevolgen.

Indien de gemeente Hemiksem door derden in zake geroepen worden, zullen de gebruikers voor het Gemeentebestuur Hemiksem moeten opkomen en hen in rechte verdedigen. 

Alle moeilijkheden en uitzonderingen die niet in dit reglement voorzien zijn zullen alléén door de gemeente Hemiksem beoordeeld en beslist worden.

Schade

Het is niet toegelaten ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. De kosten voor het herstel van beschadigingen of vernielingen zullen aangerekend worden aan de gebruiker.

Wanneer bij het betreden van de lokalen enige beschadiging en/of gebrek wordt vastgesteld, dient zulks door de gebruiker onmiddellijk gesignaleerd te worden aan de conciërge. Wanneer dit niet gebeurde zal eventuele schade na zijn gebruik van de lokalen worden gefactureerd aan de gebruiker.

De gebruiker zal de verantwoordelijkheid voor de schade en de te betalen vergoeding niet kunnen afwentelen op de afzonderlijke deelnemers aan de activiteit welke door hem wordt georganiseerd, noch op het aanwezige publiek.

Hij/zij zal dan ook gehouden zijn tot vergoeding van de schade over te gaan in alle gevallen waarin de gemeente Hemiksem geen vergoeding verkrijgt van de eventueel aansprakelijke derde.

Veiligheid en openbare orde

De gebruiker mag in geen geval een aantal personen toelaten, hoger dan 30.

Het is verboden om het even welke voorwerpen die de doorgang kunnen belemmeren of de vrije breedte van de uitgangen kunnen verminderen, in de uitgangen te plaatsen of te laten plaatsen.

De aanwezige noodverlichting mag in geen geval uitgeschakeld worden.

Onverminderd de voorschriften van onderhavige verordening, neemt de gebruiker de nodige maatregelen door de omstandigheden aangewezen, om :

•Brand te voorkomen.

•Ieder begin van brand snel en doeltreffend te bestrijden.

•In geval van brand, een veilige en snelle ontruiming van de aanwezige personen te verzekeren en de hulp van de brandweerdienst onmiddellijk in te roepen.

De gebruiker dient alle wetten en reglementen in verband met openbare orde, rust en veiligheid te eerbiedigen en dient eventuele richtlijnen van politie en/of brandweer onmiddellijk op te volgen.

Sancties

De gemeente Hemiksem kan een gebruiker gedurende een bepaalde periode het huren van de zalen ontzeggen.

Omwille van veiligheidsvoorschriften kan de burgemeester elke manifestatie of activiteit stopzetten wanneer de regels en afspraken niet worden nageleefd. Eventuele processen-verbaal bij inbreuken op wetgeving of klachten over het verloop van de activiteit zijn ten laste van de gebruiker.

Bij eventuele inbreuken en nalatigheden kan de conciërge zelf de hulpdiensten contacteren. Eventuele kosten, boetes en de aansprakelijkheid voor deze inbreuken zijn volledig ten lasten van de gebruiker.

De gebruiker van de zaal is tijdens het evenement zelf verantwoordelijk voor schade aan:

•het gebouw;

•de op de vergadering aanwezige personen; (verzekering burgerlijke aansprakelijkheid)

•het materiaal van de zaal;

•de toegangsweg.

Aanvaarding of afwijkingen op het reglement

De verleende machtiging tot gebruik geldt uitsluitend voor het lokaal dat in de bevestigingsmail vermeld is, voor de tijdsduur en de activiteiten daarin vermeld, onder de modaliteiten die door dit reglement opgelegd zijn. Afwijking hiervan is slechts mogelijk mits een nieuwe aanvraag.

De gebruiker verbindt zich ertoe in geen geval de vergaderzaal verder te verhuren aan derden. Indien dit toch wordt vastgesteld, wordt de activiteit onmiddellijk stopgezet en de gebruiker zal met onmiddellijke ingang geschorst worden. Het karakter van de aangevraagde activiteit mag in geen geval gewijzigd worden.

In geval van overmacht of gegronde redenen kan het de gemeente Hemiksem de gebruikstoelating steeds wijzigen of intrekken zonder dat de gebruiker hiervoor op een schadevergoeding aanspraak kan maken.

De gemeente Hemiksem behoudt zich in alle gevallen het recht om elke aanvraag goed te keuren, in te trekken of te weigeren.

In geval van niet naleving van één of meer bepalingen van onderhavig reglement door de gebruikers, kan de machtiging tot gebruik onmiddellijk ingetrokken worden of, indien het gebruik reeds een aanvang genomen heeft, kan hieraan onmiddellijk en zonder vooropzeg een einde gesteld worden.

Artikel 3

Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 1 januari 2021.