Meeting.burger Hemiksem

Motivering

Voorgeschiedenis

• Vergadering jeugdraad 14 december 2020.

Feiten en context

Er wordt een nieuw reglement fuifsubsidie opgesteld. Op die manier worden verenigingen aangemoedigd en beloond wanneer ze zich houden aan de punten opgesteld in het Safe Party Concept. Bovendien worden ze aangemoedigd ook zelf na te denken over hoe ze hun activiteit kunnen organiseren op een manier die de veiligheid naar de bezoeker verhoogt, overlast naar de buren vermindert en ecologisch verantwoord is.

Advies

Advies jeugdraad 14 december 2020: gunstig.

Argumentatie

Het onderstaande reglement moet goedgekeurd worden in de gemeenteraad.

Financiële gevolgen

Geen financiële gevolgen

Besluit

19 stemmen voor: Luc Bouckaert (CD&V-groen), Kristien Vingerhoets (Sp.a-waazienHgeire), Koen Scholiers (CD&V-groen), Jenne Meyvis (CD&V-groen), Jozef Van Havere (CD&V-groen), Annick De Wever (CD&V-groen), Eddy De Herdt (Hemiksem Vooruit), Stefan Van Linden (Sp.a-waazienHgeire), Cliff Mostien (Hemiksem Vooruit), Rita Goossens (N-VA), Kurt Verberckt (CD&V-groen), Caroline Van Vracem (CD&V-groen), Jill Van Wijnsberghe (CD&V-groen), Rodney Talboom (Sp.a-waazienHgeire), Bert Cools (VLAAMS BELANG), Karina Van heirle (N-VA), Kris Verbeeck (CD&V-groen), Thierry Moeskops (N-VA) en Flor Keveryn (OPEN VLD)

Artikel 1

De gemeenteraad beslist onderstaand reglement goed te keuren :

Reglement fuifsubsidie

De fuifsubsidie is een financiële steun die verenigingen kunnen aanvragen bij het organiseren van een fuif. De verdeling gebeurt aan de hand van een puntensysteem, dat berekend wordt aan de hand van vijf categorieën.

Artikel 1. Verenigingen

Elke erkende vereniging binnen de gemeente Hemiksem kan een aanvraag voor de fuifsubsidie indienen. Als vereniging van Hemiksem wordt gezien: vereniging die hoofdzetel heeft in de gemeente Hemiksem en waarvan de meeste activiteiten doorgaan in Hemiksem.

Artikel 2. Fuiflocaties

Organisatoren van activiteiten met versterkte muziek na 23u kunnen enkel een aanvraag indienen als de activiteit doorgaat in:

Depot Deluxe
Nijverheidsstraat 27 2620 Hemiksem

Artikel 3. Algemene voorwaarden

Aan de hand van onderstaande categorieën wordt het puntensysteem bepaald:

Artikel 3.1 Afvalverwerking

De organisator moet ervoor zorgen dat al het veroorzaakte afval gerecycleerd wordt. Ook moet hij kunnen aantonen dat hij ervoor zorgt dat er zo weinig mogelijk afval veroorzaakt wordt. Dit kan door herbruikbare plastic bekers te gebruiken. Je kan deze verkrijgen bij de gemeente Hemiksem. Indien je herbruikbare bekers gebruikt van de gemeente dienen deze na gebruik gereinigd te worden door een professionele firma.

Er moet ook duidelijk aangegeven zijn voor de bezoekers dat de eventuele herbruikbare bekers terug verzameld worden in enkel hiervoor bestemde bakken. Er moeten van dit soort bakken twee aan de uitgang van het evenement staan. Dit om het plastic op de openbare weg te vermijden. De organisatie ziet hierop toe.

Daarnaast kan een andere oplossing voorzien worden waaruit duidelijk blijkt dat plastic zo veel mogelijk vermeden wordt.

Artikel 3.2 Veiligheid op de fuif

De organisator zorgt tijdens de fuif voor voldoende toezicht en bewaking. Er moet niet alleen toezicht zijn in de zaal maar ook in de directe omgeving (wildplassen, roepen, zwerfvuil, plaatsen van fietsen, gebruik van en dealen van illegale middelen e.d.).

Dit kan via een interne ploeg vrijwilligers of via een externe erkende securityfirma. Het toezicht moet steeds door minimum 3 securityagenten gebeuren.

De aard en de omvang van het toezicht moeten in redelijke verhouding staan tot de grootte en aard van de fuif. In het veiligheidsoverleg kunnen hier bijkomende eisen opgelegd worden door burgemeester en/of politie.

Indien je werkt met vrijwillige toezichters moet je de namen van de personen die zullen instaan voor de bewaking minstens 3 weken voor de aanvang van de fuif melden aan de politie die dit ter goedkeuring voorlegt aan de burgemeester. Vrijwilligers die de bewaking op zich nemen moeten herkenbare kledij dragen. Voor het fouilleren van personen moet de politie ingeschakeld worden. Enkel zij zijn hiervoor bevoegd.

De gebruiker zorgt zelf voor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA) met uitbreiding objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing en bezorgt het bewijs hiervan ten laatste drie weken voor de activiteit aan de vrijetijdsdienst.

Op advies van de politie zal het sluitingsuur op vrijdag en zaterdag ten laatste 04.00u zijn. Tijdens de andere dagen is dit 23.00u.

Artikel 3.3 Veiligheid van de bezoekers

De organisator zorgt voor de veiligheid van zijn bezoekers door gratis oordopjes ter beschikking te stellen aan de feestvierders. Deze zijn te verkrijgen bij de vrijetijdsdienst.

Daarnaast dient er steeds een EHBO-koffer aanwezig te zijn en dient er een persoon aangesteld te worden die eventueel eerste hulp kan bieden.

Voor sommige activiteiten kan het tevens aan de orde zijn om een professionele EHBO-permanentie in te schakelen, zodat zij een wachtpost bemannen.

De organisatie wordt verplicht een accuraat tellingssysteem te voorzien zodat ze steeds weet hoeveel mensen er aanwezig zijn in de zaal en het maximum aantal bezoekers nooit overschreden wordt.

Vanuit dit advies wordt er ook gewerkt met een IN = IN, UIT = UIT principe.

Artikel 3.4 Overlast naar de buren verminderen

De vereniging moet er op toezien dat de regels omtrent de geluidsnormen strikt nageleefd worden. Deze punten worden toegekend indien hier geen overtredingen worden vastgesteld.

De verantwoordelijke voor geluid en licht krijgt een scherm van de conciërge waarop het geluid gemeten en geregistreerd wordt. Er mag max. 95dB gemiddeld over 15min gemeten worden via de dB-meter van het gemeentebestuur.

Bovendien moeten de buitendeuren zoveel mogelijk gesloten blijven en voorziet de organisatie beveiliging op de (fietsen)parking.

De buurtbewoners moeten op tijd ingelicht worden over de activiteiten d.m.v. een brief met de contactgegevens van de organisatie. Op de gemeentelijke website kan je hiervoor een aanvraag indienen.

Een week voor de activiteit kan je voldoende exemplaren komen ophalen op de vrijetijdsdienst. Deze brief moet verdeeld worden bij de bewoners van de volgende straten: Nijverheidsstraat, Depotstraat, Kruishoevewijk, Hoogstraat.

Artikel 3.5 Sensibilisering

Tijdens de activiteit moet er een goed zichtbare sensibiliserende boodschap onder de aandacht van het publiek gebracht worden (geluidsoverlast, gebruik van illegale middelen, wildplassen, zwerfvuil, enz.). Je herhaalt de boodschap regelmatig. Door middel van voldoende duidelijk zichtbare affiches, een projectie, een informatiestand, … zet je de punten in de kijker waar jij als vereniging belang aan hecht.

De gebruiker voorziet verschillende bandjes zodat er na een leeftijdscontrole aan de kassa de mensen aan de voortoog duidelijk het verschil kunnen zien tussen jongeren die geen alcohol en/of sterke drank mogen consumeren.

De organisator vult het aanvraagformulier evenementen in en dit wijst uit of er een veiligheidsoverleg nodig is. Het is de burgemeester die beslist of het veiligheidsoverleg al dan niet moet plaatsvinden. Indien er een veiligheidsoverleg noodzakelijk is, zorgt de organisatie ervoor dat ze tijdig de nodige documenten aanleveren en stipt aanwezig zijn op de afspraak.

De organisatie wordt aangemoedigd om Fairtrade producten aan te bieden. Deze producten zijn terug te vinden op de drankenlijst van de brouwer.

Artikel 4. Indienen van de aanvraag

De aanvraag van de fuifsubsidie moet minstens een maand voor de fuif ingediend worden bij de vrijetijdsdienst. Deze gaat kijken aan de hand van het puntensysteem hoeveel de vereniging zal toegekend worden. De fuifsubsidie zal na het evenement gestort worden op de bankrekening die vermeld staat op het aanvraagformulier wanneer de hele aanvraag correct is ingediend en alle bijlagen ontvangen zijn. Zo is er ook controle op het correct uitvoeren van de aangegeven doelstellingen alvorens de subsidie uitbetaald wordt.

Artikel 5. Toekenning van subsidie

De maximum subsidie bedraagt 525 euro. Via onderstaand aanvraagformulier kunnen er 60 punten verdeeld worden. 1 punt heeft een waarde van 8,75 euro.

Artikel 3.1 Afvalverwerking	Ja	Nee	Ptn
Er zijn duidelijk verschillende vuilbakken aanwezig voor het afval. (papier, PMD, rest, glas)			1
Er zal gebruik gemaakt worden van herbruikbare bekers. Indien deze gebruikt worden van de gemeente Hemiksem moeten zij nadien gereinigd worden door een professionele firma.			5
Er zijn bakken aanwezig die dienen voor de inzameling van de herbruikbare bekers en de organisatie ziet hierop toe.			2
De organisatie neemt drank af bij de brouwer, aangesteld door het gemeentebestuur.			2
De organisatie voorziet een bijkomend afvalplan, nl. ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………..			2

Artikel 3.2 Veiligheid op de fuif	Ja	Nee	Ptn.
De organisatie werkt samen met een erkende bewakingsfirma en zorgt voor minstens drie securityagenten. Factuur wordt ter bewijs bezorgd aan de vrijetijdsdienst.			5
De organisatie werkt met vrijwilligers als steward en dienen hiervoor de nodige papieren ten laatste 3 weken voor de activiteit in bij politie, burgemeester en FOD binnenlandse zaken.			2
De gebruiker zorgt zelf voor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA) met uitbreiding objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing en bezorgt het bewijs hiervan ten laatste drie weken voor de activiteit aan de vrijetijdsdienst.			2
De organisatie voorziet beveiliging aan de (fietsen)parking.			2
De organisatie bevordert de veiligheid op de fuif op een andere manier, nl.: ………………………………………………………………………................ ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………….			2

Artikel 3.3 Veiligheid van de bezoekers	Ja	Nee	Ptn.
De organisatie stelt gratis oordopjes ter beschikking aan de bezoekers. Deze zijn te verkrijgen bij de vrijetijdsdienst.			2
Tijdens de activiteit is er een EHBO-koffer aanwezig.			1
De organisatie stelt een persoon aan die eventueel eerste hulp kan bieden bij mogelijke ongevallen.			2
De organisatie voorziet een tellingssysteem zodat zij ten allen tijde exact weten hoeveel personen er aanwezig zijn in de zaal.			2
De organisatie past het principe IN = IN, UIT = UIT toe.			2
De organisatie bevordert de veiligheid van zijn bezoekers op een andere manier, nl.: ………………………………………………………………............... ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………			2

Artikel 3.4 Overlast naar de buren verminderen	Ja	Nee	Ptn.
De organisatie ziet erop toe dat de regels omtrent de geluidsnormen strikt nageleefd worden. Er mag max. 95dB gemiddeld over 15min gemeten worden via de dB-meter van het gemeentebestuur. Deze punten worden toegekend indien hier geen overtredingen worden vastgesteld.			5
De organisatie ziet erop toe dat de buitendeuren steeds gesloten blijven.			2
De organisatie heeft de bewonersbrief minstens twee weken voor de fuif ingediend bij de vrijetijdsdienst.			2
De organisatie deelt de bewonersbrief een week voor de fuif uit aan de buurtbewoners.			2
De organisatie voorziet beveiliging aan de verschillende uitgangen ter preventie van overlast voor de buren.			2
De organisatie vermindert de overlast naar de buren op een andere manier, nl.: …………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………			2

Artikel 3.5 Sensibilisering	Ja	Nee	Ptn.
De organisatie houdt toezicht op het alcoholgebruik van de bezoekers en voorziet verschillende bandjes (+16j, +18j, +21j).			2
Indien er een veiligheidsoverleg noodzakelijk is, zorgt de organisatie ervoor dat ze tijdig de nodige documenten aanleveren en stipt aanwezig zijn op de afspraak.			2
De organisatie biedt Fairtrade producten aan.			2
Er is een duidelijke communicatie dat gebruik van drugs niet toegelaten is.			1
De organisatie sensibiliseert hun bezoekers (geluidsoverlast, gebruik van illegale middelen, wildplassen, zwerfvuil, enz) op een andere manier, nl.: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………...			2

Artikel 6. Controle

De gemeente heeft steeds de mogelijkheid bovenstaande doelstellingen voor, tijdens en na de activiteit te controleren. Dit via eigen observaties en feedback van de politie, brouwer of conciërge.

Indien de organisatie een doelstelling niet heeft nagestreefd, zal het bedrag gekoppeld aan die doelstelling worden ingetrokken.

Over alle niet voorziene gevallen of bij betwistingen wordt beslist door het College van burgemeester en schepenen.

Artikel 7. Aansprakelijkheid

De gemeente Hemiksem kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de aanwending van de subsidie.

Artikel 8.

Dit reglement treedt in werking op 1 februari 2021 en eindigt op 31 december 2025.