Rodney Talboom Eddy De Herdt Annick De Wever Luc Bouckaert Helke Verdick Karina Van heirle Stefan Van Linden Dominique Buytaert Rita Goossens Caroline Van Vracem Cliff Mostien Greet Jacops Kristien Vingerhoets Jozef Van Havere Thierry Moeskops Jill Van Wijnsberghe Bert Cools Kris Verbeeck Koen Scholiers Kurt Verberckt Agnes Salden Jenne Meyvis Rodney Talboom Eddy De Herdt Annick De Wever Luc Bouckaert Helke Verdick Karina Van heirle Stefan Van Linden Rita Goossens Caroline Van Vracem Cliff Mostien Greet Jacops Kristien Vingerhoets Jozef Van Havere Thierry Moeskops Jill Van Wijnsberghe Bert Cools Kris Verbeeck Koen Scholiers Kurt Verberckt Agnes Salden Jenne Meyvis Rita Goossens Caroline Van Vracem Cliff Mostien Bert Cools Greet Jacops Helke Verdick Jozef Van Havere Luc Bouckaert Kristien Vingerhoets Jenne Meyvis Agnes Salden Jill Van Wijnsberghe Kurt Verberckt Stefan Van Linden Rodney Talboom Eddy De Herdt Kris Verbeeck Karina Van heirle Thierry Moeskops Annick De Wever Koen Scholiers aantal voorstanders: 21 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van vergadering 19/03/2024
RMW - 19/03/2024 - Secretariaat - 1 - Goedkeuren vernieuwd rapporteringskader voor organisatiebeheersing
MOTIVERING
Voorgeschiedenis
● beslissing van de gemeenteraad van 16 oktober 2007 waarbij zij zich akkoord verklaarden met het door de secretaris voorgestelde model van intern controlesysteem gebaseerd op het QPR-programma
● beslissing van de gemeenteraad van 22 april 2014 om de leidraad van het VVSG te hanteren als basis voor het intern controlesysteem van gemeente en OCMW dmv beslissing RMW van 26 december 2019.
● Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 - artikel 84 regelt de bevoegdheden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn
Feiten en context
Gezien de wijzigingen die ondertussen zowel op regelgevend vlak als organisatorisch vlak (onder meer digitalisering, hybride werken, gewijzigde tools…) gebeurd zijn, is het huidige kader toe aan actualisering. De aanpassingen en vernieuwingen zijn nodig om op een goede manier aan organisatiebeheersing te doen, maar we blijven ons wel – zoals beslist in 2014 en 2019- houden aan het opzet om de leidraad van Audit Vlaanderen te volgen. Het bestaan van deze leidraad en het feit dat Audit Vlaanderen zich hierop baseert bij het uitvoeren van organisatie-audits maakt dit een logische beslissing om het kader van organisatiebeheersing hierrond op te bouwen.
Het kader voor organisatiebeheersing is geüpdatet en we vragen voor deze vernieuwde aanpak goedkeuring aan de gemeenteraad.
Juridische grond
Artikel 217 tot en met 220 Decreet Lokaal Bestuur | regelt de organisatiebeheersing |
Advies
Gunstig advies MAT 20 februari 2024
Gunstig advies Audit Comité van 20 februari 2024
Argumentatie
Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over :
- het bereiken van de doelstellingen
- het naleven van wetgeving en procedures
- de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie
- het efficiënt en economisch gebruik van middelen
- de bescherming van activa
- het voorkomen van fraude
Het kader voor organisatiebeheersing wordt vastgelegd en gemonitord door de algemeen directeur na overleg met het managementteam. Het systeem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad.
De algemeen directeur s staat in voor een goed werkend organisatiebeheersingssysteem. Zij rapporteert daarover jaarlijks aan het schepencollege en aan de gemeenteraad.
Met dit geactualiseerd kader beschikken we over :
✓ Een duidelijke strategie om de geïdentificeerde verbeteracties op een organisatiebrede manier op te volgen. We hebben een concreet actieplan met duidelijke verantwoordelijke, prioritering en een adequate opvolging;
✓ Een model en actieplan als tool voor de algemeen directeur om minstens jaarlijks te rapporteren aan het politieke niveau over de mate waarin de risico’s beheerst zijn;
✓ Een plan omtrent hoe we de concrete risico’s trachten te beheersen;
✓ Duidelijkheid omtrent de periodiciteit en de manier waarop de organisatie staat bij haar eigen werking (periodieke zelfevaluatie, doorlichting door een externe partij, enz.);
✓ Een systematiek om onze manier van organisatiebeheersing bij te sturen
De financiële gevolgen zorgen ervoor dat het bestuur een geïnformeerde keuze
kan maken bij de besluitvorming :
Dit besluit is zonder enig financieel gevolg | JA |
|
Het kader voor organisatiebeheersing waarbij de 'Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen' nog steeds de basis is, wordt aangepast.
BESLUIT
21 stemmen voor: Luc Bouckaert (CD&V-groen), Jenne Meyvis (CD&V-groen), Kris Verbeeck (CD&V-groen), Stefan Van Linden (Vooruit soc beweging), Jozef Van Havere (CD&V-groen), Annick De Wever (CD&V-groen), Eddy De Herdt (Hemiksem Vooruit), Kristien Vingerhoets (Vooruit soc beweging), Koen Scholiers (CD&V-groen), Agnes Salden (VLAAMS BELANG), Cliff Mostien (Hemiksem Vooruit), Rita Goossens (N-VA), Helke Verdick (N-VA), Caroline Van Vracem (CD&V-groen), Kurt Verberckt (CD&V-groen), Jill Van Wijnsberghe (CD&V-groen), Rodney Talboom (Vooruit soc beweging), Bert Cools (VLAAMS BELANG), Greet Jacops (OPEN VLD), Karina Van heirle (N-VA) en Thierry Moeskops (N-VA)
Artikel 1
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist:
Akkoord te gaan met de doorgevoerde aanpassingen aan het kader voor organisatiebeheersing waarbij de 'Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen' nog steeds de basis is.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.